Congresso Regionale SIMG Sicilia

Informativa ai sensi dell’art. 13 e 14 del REG UE 2016/679 resa ai PARTECIPANTI/OSPITI DEL CONGRESSO e/o CORSI ECM

1. TITOLARI DEL TRATTAMENTO (chi decide perché, come ed a chi far trattare i dati)
Titolari del trattamento (cioè il soggetto che determina le finalità e i mezzi dei trattamenti di dati personali e si assume la responsabilità di trattare e far trattare correttamente i dati personali) sono:

• • REGIA CONGRESSI S.r.l. – P.IVA e C.F. 04166410482 Trib FI n. 55302 – REA n. 422652 per tutti i trattamenti correlati alla organizzazione e gestione amminsitrativo logistica del congresso e degli eventi da questo ospitati
  • EUROMEDIFORM Srl – PROVIDER STANDARD ID 286 –P.IVA 05370800483 – N.R.E.A. 541856 – relativamente ai trattamenti correlati e necessari all’accreditamento dei corsi ECM e alla validazione dei punti ECM assegnati ai discenti,
    entrambe con sede in Via A. Cesalpino, 5b – 50134 Firenze (Italy)

La presente informativa viene redatta e aggiornata sulla base delle indicazioni del Titolare da VITS quale soggetto a cui è demandato il coordinamento del Sistema di Gestione Privacy. VITS srl ha nominato Responsabile Protezione Dati (DPO), che ha il compito di sorvegliare, in piena indipendenza ed in assenza di conflitti di interesse, l’osservanza della normativa in tema di tutela dei dati personali. Il Responsabile Protezione Dati è contattabile all’indirizzo e-mail: dpo@vits.it

2. QUALI DATI VENGONO TRATTATI e loro origine

• dati forniti dal partecipante o ospite direttamente o per tramite di soggetti da egli autorizzati (sponsor, ente di appartenenza, terze persone),
• in taluni casi dati relativi all’Ente (Ente, Azienda, associazione, altro) che ha effettuato gli inviti o che ha offerto all’interessato la partecipazione all’evento;
• dati relativi agli eventi a cui intende assistere o ha assistito (es.: orario, sistemazione, servizi particolari eventualmente richiesti);
• per la partecipazione ad eventi che comportano l’attribuzione di crediti ECM: dati obbligatoriamente acquisiti per tramite dei questionari di gradimento e valutazione dell’apprendimento, crediti conseguiti, presenze (date ed orari);
• dati che si originano nel corso dell’evento formativo: richieste particolari del partecipante/ospite, date di presenza, servizi eventualmente acquistati nel corso dell’evento/degli eventi, valutazioni grado di apprendimento;
• per corsi in FAD, dati necessari a dimostrare l’effettiva partecipazione del discente ivi compresa, ove necessario, la registrazione degli interventi formativi,

Tra i dati sopra menzionati potranno essere compresi, solo se pertinenti e necessari in relazione alle finalità di seguito indicate, anche categorie particolari di dati [l’art. 9. c. 2 Reg. UE 2016/679 definisce categorie particolari i dati personali che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona]. Tra i dati menzionati al nel presente punto  sono riconducibili a tali categorie, ad esempio:

• quelli acquisiti in relazione all’appartenenza ad una associazione sindacale;
• quelli acquisiti in relazione a richieste presentate dall’interessato in relazione a proprie particolari esigenze

2.1 Origine del dati
L’assunzione dei dati, ed il loro aggiornamento, viene effettuata principalmente tramite l’interessato o soggetti che agiscono per Suo conto o da egli autorizzati (es.: sponsor, ente di appartenenza, terze persone, etc.).

3. PERCHÈ VENGONO TRATTATI I DATI – FINALITÀ E BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO
I trattamenti a cui saranno sottoposti i dati personali, richiesti o acquisiti sia preventivamente all’instaurazione del rapporto contrattuale, ovvero, nel corso o dopo la cessazione dello stesso, hanno le seguenti finalità per ognuna delle quali viene indicata tra parentesi la “base giuridica” che la rende possibile [le “basi giuridiche” sono le condizioni che rendono una finalità lecita secondo quanto previsto dal  Reg. UE 2016/679, sono elencate all’art. 6 c.1 e, per le categorie particolari di dati, all’art. 9 c.2]:

• adempiere ad obblighi contrattuali e di natura contabile e fiscale derivanti dal rapporto contrattuale ; adempiere ad obblighi derivanti da dalla normativa vigente (leggi, norme e regolamenti comunitari); adempimento disposizioni impartite dall’Autorità Giudiziaria, dall’Amministrazione finanziaria, da Enti ispettivi; [base giuridica: adempimento contrattuale-legale- art. 6 c.1 lett. b-c-f Reg.UE 2016/679];
• finalità strettamente connesse e strumentali alla gestione dei rapporti con gli interessati: Soddisfare eventualmente richieste dell’interessato [base giuridica: interesse legittimo consistente nella organizzazione efficiente delle attività art. 6 c.1 lett. f – adempimento contrattuale-legale- art. 6 c.1 lett. b-c-]
• i recapiti eventualmente forniti dal partecipante/ospite potranno essere utilizzati per comunicazioni inerenti la programmazione dell’evento a cui è iscritto, [basi giuridiche: adempimento contrattuale e legittimo interesse consistente nella organizzazione efficiente delle attività – art. 6 c.1 lett. b–f Reg.UE 2016/679]
• esigenze di tipo operativo e gestionale interne; [base giuridica: interesse legittimo consistenze nella organizzazione efficiente delle attività art. 6 c.1 lett.f]
• eventualmente tutelare un legittimo interesse, accertare, far valere o difendere un diritto; [base giuridica: coincidente con la finalità art. 6 c.1 lett. f – art. 9 c. 2 lett f Reg.UE 2016/679]
• soddisfare eventuali richieste degli interessati stessi, [base giuridica: interesse legittimo dell’interessato coincidente con l’oggetto della richiesta art. 6 c.1 lett. f]
• Salvo diversa indicazione da parte dell’Interessato, i recapiti, gli indirizzi postali e di posta elettronica forniti potranno essere utilizzati per l’invio di comunicazioni di cortesia e/o di materiale informativo/offerte relative a servizi/prodotti analoghi e/o correlati a quelli oggetto del rapporto con i Titolari. Resta inteso che l’Interessato ha facoltà di opporsi in qualsiasi momento al presente trattamento. [base giuridica: legittimo interesse consistente nel trattare dati personali per finalità di marketing diretto tenuto conto del rapporto con l’interessato [art. 6 c.1 lett. f] –  D: Lgs. 196/2003 art. 130 c.4 – consenso dell’interessato (persona fisica) in relazione all’utilizzo di recapiti diversi dall’indirizzo di posta elettronica art. 6 c. 1 lett. a Reg. UE 2016/679].

4. COME VENGONO TRATTATI I DATI E TEMPI DI CONSERVAZIONE
In relazione alle summenzionate finalità i trattamenti dei dati personali potranno avvenire con strumenti cartacei, informatici e telematici. Sempre garantendo la più assoluta riservatezza, pertinenza e non eccedenza rispetto alle finalità sopra descritte, in termini di registrazione e periodi di conservazione dei dati.

Al termine ell’evento a cui ha partecipato l’interessato, i dati personali di cui alla presente informativa, fatto salvo quanto previsto dalle norme sulla conservazione della documentazione amministrativa, verranno conservati per i tempi consentiti/imposti dalla normativa  vigente applicabile alla specifica finalità  per cui i dati sono trattati; in particolare Le informazioni classificabili come dati personali:

• se riconducibili ad obblighi derivanti dalla normativa vigente verranno conservati per i tempi previsti dalla normativa che ne ha imposto il trattamento,
• se necessari in relazione alla tutela di un legittimo interesse o per accertare /tutelare un diritto in sede giudiziaria, saranno conservati sino a che il fatto o evento da cui scaturisce l’esigenza di tutela non esaurirà ogni suo possibile effetto

Gli indirizzi di posta elettronica e/o gli altri recapiti trattati per finalità di comunicazione potranno essere utilizzati a tal fine fino a 12 mesi successivi all’ultimo invio/contatto avuto con l’interessato.

5. DA CHI POSSONO ESSERE TRATTATI
Per le medesime finalità i dati potranno essere trattati su incarico della Società dalle seguenti categorie di incaricati e/o responsabili, sempre e solo nei limiti di quanto effettivamente necessario ad espletare le proprie funzioni:

• Direzione aziendale e management;
• addetti all’amministrazione ed alla gestione degli eventi ;
• docenti e loro assistenti;
• altro personale (dipendente o in rapporto libero professionale), sempre nei limiti degli incarichi ricevuti e di quanto previsto dalle procedure aziendali;
• Per gli eventi formativi gestiti in presenza Responsabili ed addetti alla sicurezza e controllo accessi;
• Risorse designate per la gestione/manutenzione dei sistemi informatici – amministratori di sistema;
• ad altre aziende/consulenti, nominati Responsabili ex art. 28 Reg. UE 2016/679, che hanno necessità di accedere ad alcuni dati per finalità ausiliare al rapporto contrattuale nei limiti strettamente necessari per svolgere i compiti a loro affidati quali: assistenza nell’espletamento o esecuzione diretta di adempimenti fiscali/contabili, gestione sistemi informativi, consulenze organizzative/direzionali;

6. A CHI POSSONO ESSERE COMUNICATI
I dati personali potranno essere comunicati o resi disponibili:

• Enti/Aziende comunque collegate ai titolari (controllate controllanti e soggette allo stesso controllo) per correnti finalità amministrativo-contabili;
• a soggetti che possono accedere ai dati in forza di disposizione di legge, di regolamento o di normativa comunitaria, nei limiti previsti da tali norme;
• società assicuratrici chiamate in causa per l’adempimento ad obblighi contrattuali;
• agli Enti/Aziende/Professionisti che partecipano all’attività corsuale/congressuale.
• clienti/fornitori/partners in relazione ad obblighi contrattuali e/o di legge e/o per finalità di public relations, sia all’interno che all’esterno dell’Unione Europea (limitatamente a nome/ragione sociale, eventualmente oggetto della fornitura);
• ad aziende/consulenti che hanno necessità di accedere ai dati per finalità ausiliare al rapporto intercorrente nei limiti strettamente necessari per svolgere i compiti a loro affidati quali ad esempio: assistenza nell’espletamento o esecuzione diretta di adempimenti fiscali/contabili, gestione sistemi informativi, servizi finanziari, consulenze organizzative/direzionali;
• ai soggetti indicati dall’Interessato o da persona che agisce per Suo conto,
• all’Ente di Appartenenza del Partecipante/Ospite, che ne ha sponsorizzato la partecipazione ai corsi

che rivestiranno piena titolarità per trattamenti effettuati presso le proprie strutture, sempre per le finalità sopra specificate, e che saranno vincolati al pieno rispetto degli obblighi di riservatezza e sicurezza.

Naturalmente tutte le comunicazioni sopra descritte sono limitate ai soli dati necessari al soggetto destinatario per l’espletamento dei propri compiti e/o per il raggiungimento dei fini connessi alla comunicazione stessa.

7. TRASFERIMENTO ALL’ESTERO verso Paesi non appartenenti alla UE
I dati personali potranno essere trasmessi anche verso soggetti siti al di fuori dell’Unione Europea ove ciò sia necessario in relazione alle finalità sopra richiamate; in particolare verso il/i Paese/i:

• in cui in cui risiede o si trova l’interessato
• in cui le attività o i servizi forniti all’interessato sviluppano i propri effetti.

Il trasferimento verrà sempre effettuato nel pieno rispetto della normativa ed esclusivamente per le finalità sopra richiamate:

• in ricorrenza di una delle condizioni stabilite all’art. 49 del Reg. UE 2016/679:

1. l’interessato ha esplicitamente acconsentito al trasferimento;
2. trasferimento necessario all’esecuzione di un contratto concluso tra l’interessato e il titolare del trattamento ovvero all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su istanza dell’interessato;
3. trasferimento necessario per la conclusione o l’esecuzione di un contratto stipulato tra il titolare del trattamento e un’altra persona fisica o giuridica a favore dell’interessato;
4. trasferimento necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria;

• e/o verso soggetti tenuti a garantire un adeguato livello di tutela anche attraverso la sottoscrizione delle condizioni contrattuali tipo indicate a livello europeo (Decisione di esecuzione (UE) 2021/914 della Commissione del 4 giugno 2021)

8. DIFFUSIONE
Previ specifici accordi con l’interessato dati identificativi ed evento/eventi a cui ha partecipato potrebbero essere diffusi dal Titolare con i mezzi che riterrà più opportuni. Per eventi pubblici, considerabili tali anche se con partecipazione su invito o a pagamento, sponsorizzati o organizzati  dalla Società si fa presente che potranno essere pubblicate immagini relative a tali eventi in cui potrebbero risultare riconoscibili gli interessati presenti.

9. QUANDO È OBBLIGATORIO COMUNICARE I PROPRI DATI
La comunicazione e l’aggiornamento dei propri dati ha natura obbligatoria, per quanto attiene allo svolgimento di adempimenti contrattuali e fiscali previsti dalle vigenti normative di legge.

La mancata ottemperanza a tale obbligo da parte dell’interessato comporterebbe l’impossibilità per la Società di soddisfare le richieste del Partecipante/Ospite e di espletare tutte le normali pratiche connesse alla gestione delle iniziative ed all’erogazione  dei servizi richiesti dagli interessati. Ovviamente, caso per caso, viene sempre data indicazione dei dati di cui è obbligatoria la comunicazione a seconda del mezzo utilizzato (tramite evidenziazione sulla modulistica e sui form presenti sul sito internet o indicazione da parte del personale della Società).

11. DIRITTI DELL’INTERESSATO – A CHI È POSSIBILE RIVOLGERSI
L’interessato ha il diritto:

• di chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano e di opporsi al loro trattamento;
• se il trattamento è effettuato con mezzi automatizzati (informatici) e sulla base del proprio consenso, di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano e/o di ottenerne la trasmissione diretta ad altro titolare del trattamento, se tecnicamente fattibile;
• di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento (senza che sia pregiudicata la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca), ovviamente ciò per i trattamenti effettuati sulla base di tale presupposto;
• di proporre reclamo a un’autorità di controllo: Garante per la protezione dei dati personali – Piazza Venezia n. 11 00187 ROMA – https://www.garanteprivacy.it/ E-mail: protocollo@gpdp.it – posta certificata protocollo@pec.gpdp.it;

Per far valere i propri diritti l’interessato potrà rivolgersi a VITS S.r.l., società collegata delegata a tal fine dal titolare,  per tramite dell’indirizzo e-mail privacy@vits.it, specificando la natura della richiesta o del problema evidenziato e tenendo presente che non sarà possibile rispondere alle richieste pervenute ove non vi sia assoluta certezza circa l’identità del richiedente che è obbligatorio verificare.

12. RIPRESA DI IMMAGINI NEL CORSO degli EVENTI APERTI AL PUBBLICO
Durante gli eventi, potrebbero essere effettuate delle riprese video-fotografiche che possono essere diffuse e pubblicate allo scopo di dare visibilità e pubblicità all’evento stesso.

Tali registrazioni video-fotografiche sono:

• trattate, con modalità prevalentemente informatiche e telematiche, esclusivamente dal personale e da collaboratori del titolare
•  utilizzate e diffuse esclusivamente a scopo informativo e pubblicitario, per un periodo di tempo indefinito,
•  riprodotte e modificate senza snaturarne il contesto/significato, sempre tutelando il decoro e la dignità, al fine di adattarle all’utilizzo che ne viene fatto ed allo strumento utilizzato,
• conservate a tempo indeterminato negli archivi storici del titolare unitamente alla indicazione dell’evento in occasione del quale sono state acquisite.

IN NESSUN CASO le registrazioni video-fotografiche verranno utilizzate dal Titolare in contesti che pregiudichino la dignità personale ed il decoro delle persone riprese eventualmente identificabili.

12.1. Riprese video fotografiche tese a rappresentare il contesto e non specifiche persone
Viene prestata particolare cura ad effettuare riprese chiaramente riferite al contesto e non tese a consentire l’identificazione dei partecipanti (che potrebbe comunque avvenire in via incidentale) salvo che non siano personaggi pubblici o non sia prestata specifica liberatoria dalle persone riprese. Le riprese video fotografiche quando chiaramente tese a rappresentare il contesto di un evento pubblico e non specifiche persone non richiedono una liberatoria (art. 96 L. n. 633/1941: …«Non occorre il consenso della persona ritrattata …omissis… quando la riproduzione è collegata a fatti, avvenimenti, cerimonie di interesse pubblico o svoltisi in pubblico.”).

12.2. Riprese video fotografiche ritraenti specifiche persone
Durante certi eventi potrebbe essere presente personale incaricato di effettuare riprese che inquadrino anche singole persone o piccoli gruppi; questo tipo di registrazioni audio-video-fotografiche non sono riconducibili alle esenzioni indicate all’art. 96 L. n. 633/1941, di conseguenza il personale addetto potrà far sottoscrivere specifica liberatoria o richiedere verbalmente l’autorizzazione ai soggetti che intende riprendere registrando su video la loro risposta e il loro nome e cognome, così da porsi in condizioni di documentare il loro consenso; si specifica che tale registrazione verrà immediatamente cancellata ove la risposta degli interessati fosse negativa.

Fatti salvi i diritti degli interessati, In caso di risposta affermativa la registrazione verrà conservata unitamente alle foto a cui si riferisce per tutto l’arco di tempo in cui le immagini verranno conservate, trattate e diffuse.

Le Finalità perseguite dal titolare restano:

• pubblicazione delle fotografie e/o delle riprese video su qualsiasi mezzo di diffusione, in qualsiasi formato, per scopi pubblicitari, divulgativi e per  dare visibilità e pubblicità all’evento [base giuridica: consenso degli interessati]
• a dimostrare la liceità dell’operato del Titolare e garantire il rispetto della vigente normativa base giuridica: adempimento legale art. 6 c. 1ett. c Reg. UE 2016/679]
• far valere o difendere un diritto (base giuridica coincidente con la finalità art. 9 c. 2 lett. f Reg. UE 2016/679)

Il conferimento del consenso e, conseguentemente, dei dati, è ovviamente facoltativo, in sua assenza non vi sarà alcuna conseguenza per gli interessati
Le registrazioni audio-video-fotografiche potranno:

• essere riprodotte su qualsiasi supporto tecnico e/o multimediale conosciuto e futuro;
• essere modificate, sempre senza snaturarne il contesto/significato e sempre tutelando il decoro e la dignità dell’interessato, al fine di adattarle allo scopo per cui vengono trattate e allo strumento utilizzato

IN NESSUN CASO le immagini e registrazioni verranno utilizzate in contesti che pregiudichino la dignità personale ed il decoro dei soggetti ripresi.

Le registrazioni dei consensi non destinate alla diffusione potranno essere comunicate a pubbliche amministrazioni (per lo svolgimento delle loro funzioni istituzionali, nei limiti stabiliti dalla legge e dai regolamenti) ed a soggetti (società, professionisti, etc.) che forniscono servizi connessi alle finalità sopra richiamate.